Dauerhaft aufgeräumt: So schaffen Sie Ordnung, die ordentlich bleibt
Oft ist ja der Wille zum Organisieren einer chaotisch gewordenen Bürolandschaft vorhanden, aber der Glaube an die Nachhaltigkeit der Aktion fehlt: „Ich bekomme jeden Tag so viel Post, da wird’s bald wieder so zugemüllt sein wie jetzt.“ Hier ein paar Tipps, mit denen Sie eine solide Dauerordnung in Ihrem Büro installieren.
Kippen Sie Ihren Schreibtisch um
Verwandeln Sie die waagerechten Haufen in senkrecht stehende Inhalte von Hängemappen. Verteilen Sie jedes Schriftstück, das auf Ihrer Arbeitsfläche liegt, entweder in die Hängeregistratur, in Ordner oder in den Papierkorb. Vergeben Sie viele Kategorien Der Hauptfehler überquellender Ordnungssysteme: Die Kategorien sind zu groß.
Eröffnen Sie statt „Familie“ eine eigene Mappe für jedes Familienmitglied. Statt „Zeitungsausschnitte“ besser „Lokalpolitik“, „Wirtschaft“, „BuchTipps“, „Praktische Ratschläge“ usw. Haben Sie keine Scheu, ständig neue Hängemappen zu eröffnen. Halten Sie genügend Mappen bereit und beschriften Sie die Schilder von Hand (das geht am schnellsten). Sparen Sie sich die Mappe „Dringend!“ Die Erfahrung zeigt: In so eine Mappe wird nicht mehr geguckt.
Bei dringenden Angelegenheiten hilft nur eins: erledigen! Nur wenn es aus triftigen Gründen nicht sofort geht, machen Sie daraus einen Eintrag in der To-do-Liste Ihres Zeitplaners und lagern die erforderlichen Unterlagen in der zugehörigen Mappe. Dadurch bilden sich bei Ihnen nicht mehr die „Unbedingt sofort!“-Stapel auf der Schreibtischplatte, mit denen Sie Ihre Arbeitsfreude vergiften.
Eliminieren Sie verführerische Abstellräume
Sammlernaturen kennen das: die ebene Fläche oben auf dem Drucker oder Scanner, der Platz unter dem Sessel, hinter der Tür, neben dem Schrank, der Besuchertisch, die kleine Trittleiter, der eigentlich grundsätzlich frei bleiben soll – alles ist früher oder später „nur mal eben“ von Papierstapeln höchster Dringlichkeit belegt. Aufräumen allein hilft da wenig, weil diese Flächen bald wieder zum Dauerparkplatz von Schriftstücken werden.
Stellen Sie attraktive Container bereit
Investieren Sie großzügig in stabile Stehsammler, leere Ordner, Schubladensysteme und andere Ablagemöglichkeiten. Überlisten Sie sich selbst mit dem Lusteffekt: Menschen, die gerne eingehende Zeitschriftenartikel, Prospekte und andere (möglicherweise eines Tages benötigte) Papiere sammeln, ordnen diese auch gerne ein – wenn dafür ein verlockender Sammelplatz bereitsteht. Grundregel: kein einziger No-name-Container! Beschriften Sie jeden Ordner, Stehsammler und jede Schublade, sobald sich etwas darin befindet! Füllen Sie nie allen Platz aus. Halten Sie immer Reservecontainer bereit. Sobald auch nur ein Ordner überfüllt ist und Sie ein Stück Papier „irgendwo“ zwischenlagern müssen, ist der alte Schlendrian wieder da!
Vermeiden Sie das 120%-Syndrom
Das schönste Designerregal sieht unordentlich aus, wenn Sie dort mehr unterbringen, als hineinpasst. Dagegen wirkt auch ein einfaches Bücherbord elegant, wenn es nur zu 80% gefüllt ist. Trennen Sie sich von der Vorstellung, allen Platz ausnutzen zu müssen. Dauerhafte Ordnung entsteht, wenn Sie bereits bei der Auslastung von 80% Maßnahmen zum Abspecken ergreifen.
Autor: Werner Tiki Küstenmacher
Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter
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