Heute habe ich durch einen Zufall erfahren: Unternehmen, die elektronische Post (Email) nutzen, sind zur Archivierung gesetzlich verpflichtet! Und das schon seit 2002. Ich fasse es nicht. Den Text habe ich einmal aus einigen unterschiedlichen Pressemeldungen zusammen gestellt.
Kaum einer weiß es, dabei ist es bereits seit 2002 gesetzlich vorgeschrieben: Digitale Daten, die ein Unternehmen erreichen oder verlassen, müssen unverändert und unveränderbar gespeichert werden, sodass im Zweifel nachgewiesen werden kann, dass die E-Mails nicht im Nachhinein manipuliert wurden. Bei geschäftlichen E-Mails ist dies besonders wichtig.
Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr muss, wie ein Papierdokument, in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Abgabenordnung schreibt nach Paragraf 146 Abs. 5 Satz 2 und 3 AO ( Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen ) vor, dass Dokumente auf Datenträgern während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und sofort lesbar sein muss.
Eine Schonfrist gibt es nicht. Dieser Regel liegt das so genannte „GDPdU“ zu Grunde (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).Die bloße Aufbewahrung genügt den gesetzlichen Vorschriften aber noch nicht. Vielmehr gilt es, eine Reihe von Maßgaben dafür zu berücksichtigen, die sich in deutschen und internationalen Bestimmungen durchgesetzt haben.
- Geschäftliche E-Mails und Anhänge sind in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren und dürfen weder verändert noch vorzeitig gelöscht werden.
- Absender und Empfänger müssen klar erkennbar und nachverfolgbar sein. Der archivierte E-Mail-Verkehr muss sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor Schäden (etwa Löschung oder Umformatierung der Daten) geschützt abgelegt werden.
- Archivierte E-Mails müssen den Behörden möglichst umgehend und in lesbarem Format zugänglich gemacht werden können.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen ein saftiges Bußgeld, in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.
Heiliger St. Bürokratius, warum tust Du uns so etwas an? Sieht so der vielgepriesene Bürokratieabbau aus? Offensichtlich ja! Wer sich so etwas ausdenkt, hat von der in den Betrieben anfallenden täglichen Arbeit nicht die geringste Ahnung. Wie soll das denn alles gehen?
Uninteressant, diese Frage, sagt der Herr Gesetzgeber. Im Zweifel wird eben kassiert, ein sattes Bußgeld eben.
Die entscheidende Frage also lautet: Archivieren Sie schon oder arbeiten Sie noch?
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