Oft erhalte ich Emails, die schlecht zu lesen sind. Alles ist z.B. klein geschrieben, es gibt keine Gliederung und keine Absätze. Das sieht sehr unübersichtlich aus und ist schwer zu lesen. Da bleibt nichts anderes übrig, als selbst mit gutem Beispiel voranzugehen. Leicht umsetzbare Tipps habe ich im heutigen simplify Internet-Letter dazu gelesen:
So sorgen Sie ganz einfach für Übersichtlichkeit in Ihren E-Mails (aus dem simplify Internet-Letter)
Leider hat sich vielfach die Unsitte eingebürgert, selbst in umfangreichen E-Mails auf Absätze mit Leerzeilen, Nummerierungen und Zwischenüberschriften ganz oder weitgehend zu verzichten.
Die wirklich geringe Mühe, die der Absender sich erspart, steht in keinem Verhältnis zum Aufwand des Empfängers, sich durch einen Endlostext zu arbeiten. Außerdem ist es ja der Absender, der dem Empfänger etwas vermitteln möchte – allein schon dieses Interesse sollte Grund genug sein, E-Mails leichter verständlich zu machen. Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern allein um Lesbarkeit.
Das können Sie tun:
- Es genügt schon die auffällige Raute (#), um eine kleine Aufzählung übersichtlich vom Rest des Textes abzuheben.
- Wenn Sie mehrere Themen bzw. Projekte ansprechen wollen, sollten Sie (neben einer entsprechenden Gliederung) alle im Betreff erwähnen.
- Besser allerdings: Senden Sie für jedes Projekt eine eigene E-Mail. Das erlaubt es dem Empfänger, die E-Mails projektspezifisch abzulegen und im Zweifelsfall auch getrennt zu beantworten.