Archive für 15.6.2010

Der Wahnsinn geht weiter: Die E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen gesetzliche Pflicht

15.6.2010 von Werner Deck.

Heute habe ich durch einen Zufall erfahren: Unternehmen, die elektronische Post (Email) nutzen, sind zur Archivierung gesetzlich verpflichtet! Und das schon seit 2002. Ich fasse es nicht. Den Text habe ich einmal aus einigen unterschiedlichen Pressemeldungen zusammen gestellt.

Kaum einer weiß es, dabei ist es bereits seit 2002 gesetzlich vorgeschrieben: Digitale Daten, die ein Unternehmen erreichen oder verlassen, müssen unverändert und unveränderbar gespeichert werden, sodass im Zweifel nachgewiesen werden kann, dass die E-Mails nicht im Nachhinein manipuliert wurden. Bei geschäftlichen E-Mails ist dies besonders wichtig.

Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr muss, wie ein Papierdokument, in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Abgabenordnung schreibt nach Paragraf 146 Abs. 5 Satz 2 und 3 AO ( Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen ) vor, dass Dokumente auf Datenträgern während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und sofort lesbar sein muss.

Eine Schonfrist gibt es nicht. Dieser Regel liegt das so genannte “GDPdU” zu Grunde (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).Die bloße Aufbewahrung genügt den gesetzlichen Vorschriften aber noch nicht. Vielmehr gilt es, eine Reihe von Maßgaben dafür zu berücksichtigen, die sich in deutschen und internationalen Bestimmungen durchgesetzt haben.

Geschäftliche E-Mails und Anhänge sind in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren und dürfen weder verändert noch vorzeitig gelöscht werden.

Absender und Empfänger müssen klar erkennbar und nachverfolgbar sein. Der archivierte E-Mail-Verkehr muss sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor Schäden (etwa Löschung oder Umformatierung der Daten) geschützt abgelegt werden.

Archivierte E-Mails müssen den Behörden möglichst umgehend und in lesbarem Format zugänglich gemacht werden können.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen ein saftiges Bußgeld, in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.

Heiliger St. Bürokratius, warum tust Du uns so etwas an? Sieht so der vielgepriesene Bürokratieabbau aus? Offensichtlich ja! Wer sich so etwas ausdenkt, hat von der in den Betrieben anfallenden täglichen Arbeit nicht die geringste Ahnung. Wie soll das denn alles gehen?

Uninteressant, diese Frage, sagt der Herr Gesetzgeber. Im Zweifel wird eben kassiert, ein sattes Bußgeld eben.

Die entscheidende Frage also lautet: Archivieren Sie schon oder arbeiten Sie noch?

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Kundenumfrage - begeisterte Kundenantworten - Strategiebestätigung

15.6.2010 von Werner Deck.

Wir befragen unsere Kunden regelmäßig nach ihrer Zufriedenheit. Und zwar unmittelbar, nachdem sie die Rechnung bezahlt haben. So bringen wir uns bei dieser Gelegenheit noch einmal positiv in Erinnerung. Was wird genau gefragt?

Frage 1: Welche Schulnote geben Sie uns für unsere Arbeit, Abwicklung und Service?
Frage 2: Wenn Ihre vergebene Note schlechter als EINS ist, was hat zur besseren Note gefehlt?
Frage 3: Gibt es etwas, das wir Ihrer Meinung nach besser machen sollten?
Frage 4: Welche Probleme sehen Sie im Zusammenhang mit Malerarbeiten?
Frage 5: Was hat Ihnen besonders gut gefallen?

Auf diesem Weg erfahre ich sehr genau, was die Kunden über unsere Leistung denken und wo eventuell Verbesserungsbedarf besteht. Gleichzeitig generiere ich durch die Frage “Was hat Ihnen besonders gut gefallen?” sehr viele erstklassige Referenzen.

Das erstklassige Ergebnis der letzten Kundenumfrage sehen Sie hier im Blog. Natürlich wird ein so erstklassiges ergebnis auch per Presseinformation bei den Zeitungen verbreitet. Hier im Blog das erfolgreiche Ergebnis.

Heute waren bei der Post wieder vier Beispiele, die ich Ihnen, stellvertretend für fast alle anderen Antworten, gerne zeigen will. Einerseits freuen mich diese positiven Antworten sehr, andererseits ist es zugleich die Bestätigung der Richtigkeit der eingeschlagenen Strategie.

Fast alle benoten uns mit einer Eins!

Und hier die Antworten auf die Frage: “Was hat Ihnen besonders gut gefallen?”

Diese Antworten sind beispielhaft für fast alle gegebenen Antworten:

Die Einladung zum Essen kommt immer sehr gut an und löst gigantische Mundpropaganda aus.
Pünktlichkeit, Sauberkeit und Freundlichkeit werden praktisch immer erwähnt.
Ebenso wird fast immer geschrieben, dass wir weiter empfohlen werden und schon weiter empfohlen worden sind.
Die freundlichen und gut gelaunten Mitarbeiter und das gute Betriebsklima fällt den Kunden ebenfalls auf.
“Malerdeck ist immer spitze!”, bringt es eine langjährige Kundin auf den Punkt.

In allen Antworten spiegelt sich meine - wie ich meine - ganz einfache Strategie wider: Freundlich, pünktlich, zuverlässig, ehrlich und sauber. So einfach ist es wirklich.

Ist es aber nicht verrückt, dass diese - für mich - ganz selbstverständlichen Verhaltensweisen, von den Kunden, so begeistert und aufmerksam registriert werden? Das kann doch nur damit zusammen hängen, dass die Kundenerfahrungen ansonsten genau gegenteilig sind.

Will sagen: Viele Handwerkskollegen und deren Mitarbeiter verhalten sich eben offensichtlich nicht freundlich, pünktlich, zuverlässig, ehrlich und sauber. Das schließe ich jedenfalls aus den Kundenreaktionen.

Letzendlich ist es die Bestätigung meiner 7A-Unternehmensstrategie: Außerordentlich angenehm auffallend anders als alle anderen.

Dennoch ist es harte Arbeit, tag-täglich. Gebratene Tauben fliegen auch hier nicht durch die Gegend!

Ergänzung zum Thema vom 15.08.2010.

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